Vivemos num mundo digital onde os sistemas resolvem problemas a diferentes escalas. Os sistemas precisam de comunicar entre si para partilhar informações essenciais entre plataformas. Contudo, sabemos que diferentes sistemas são desenvolvidos utilizando várias linguagens e arquitecturas, o que frequentemente resulta em incompatibilidades. Isto levanta a questão: como podem diferentes sistemas comunicar entre si? E quais são as melhores práticas a considerar?
Neste artigo, iremos abordar estas questões e outros aspectos relacionados com a integração de sistemas. Iremos focar-nos principalmente no Salesforce, uma plataforma amplamente utilizada no mundo empresarial. No entanto, se trabalha com outro tipo de sistema e quer aprender mais sobre integrações, continue a ler – encontrará dicas valiosas que podem ser aplicadas a diversos sistemas e contextos.
Compreender as Integrações com o Salesforce
Em essência, as integrações com o Salesforce consistem em conectar o Salesforce a outras aplicações, bases de dados e sistemas dentro de uma organização. Um dos principais motivos para estas integrações é facilitar o fluxo de dados entre o Salesforce e outros sistemas, eliminando a necessidade de introdução manual de dados.
A maioria das empresas possui múltiplos sistemas com finalidades distintas. Por exemplo, uma empresa pode ter um sistema específico para facturação, outro para Recursos Humanos, outro para Contabilidade, e assim sucessivamente. Para centralizar todos estes dados num CRM como o Salesforce, é necessária uma integração para consolidar as informações provenientes de vários sistemas.
Dado este cenário, existem várias abordagens comuns para a integração:
- Integração Baseada em APIs: Esta abordagem utiliza APIs bem conhecidas nos processos de integração, como REST API, SOAP API ou Bulk API. A escolha da API depende do sistema ao qual nos estamos a conectar, dos requisitos de segurança e do volume de dados.
- Integração Baseada em Middleware: Várias plataformas de integração, amplamente utilizadas a nível empresarial, facilitam integrações complexas e fornecem uma arquitectura robusta que assegura a escalabilidade dos sistemas e processos. Algumas dessas plataformas incluem MuleSoft, Boomi e Zapier, que actuam como intermediários na integração do Salesforce com outros sistemas.
Até agora, analisámos a importância das integrações e algumas das abordagens utilizadas neste processo. Em seguida, examinaremos os principais pontos a considerar antes de iniciar um processo de integração.
Pontos-Chave a Considerar Antes de Iniciar o Processo de Integração
Antes de iniciar a integração, é essencial planear e avaliar os factores que irão impactar o seu sucesso. Esta fase de planeamento é delicada, pois qualquer erro pode comprometer desenvolvimentos futuros. Por isso, é crucial prestar atenção a cada detalhe.
Sabemos que pode ser desafiador considerar todos os pontos que irão impactar o processo de integração: os requisitos mudam, as empresas evoluem, e tudo isso pode afectar significativamente as integrações a longo prazo. Assim, é fundamental estabelecer um plano escalável que permita a adição de novas funcionalidades ao longo do tempo.
Alguns pontos-chave a considerar durante a fase de planeamento:
- Definir Objectivos e Âmbito
Definir claramente os objectivos da integração é crucial. Questões a considerar: Queremos optimizar processos? Melhorar a consistência dos dados ou apresentar informações em tempo real? Em termos de âmbito: Qual sistema será integrado com o Salesforce? Como será o fluxo de dados? Quais processos queremos automatizar? - Compreender as Fontes de Dados e os Requisitos
Compreender de onde vêm os dados que alimentam o Salesforce é fundamental para planear a integração. Os dados podem vir de uma base de dados externa, uma aplicação de terceiros ou um sistema legacy. Outro ponto importante é compreender a estrutura e os tipos de dados que o outro sistema irá fornecer. Estes podem incluir detalhes de Cliente, Transação ou Produto. Compreender estas características ajuda imenso no mapeamento preciso dos dados. Relativamente ao mapeamento de dados, pode ser necessário criar objectos personalizados ou aproveitar os objectos standard que o Salesforce fornece para um mapeamento correto. Novamente: É CRUCIAL COMPREENDER COMPLETAMENTE OS DADOS ENVOLVIDOS E AS REGRAS DE NEGÓCIO PARA GARANTIR UM MAPEAMENTO PRECISO. Qualquer erro no mapeamento pode comprometer seriamente a integração. - Necessidade de Conformidade e Segurança
A integração envolve o manuseamento de dados, os quais são frequentemente sensíveis. Por isso, é essencial considerar a privacidade dos dados, especialmente quando se lida com informações de clientes, financeiras ou de saúde. Com certeza, não queríamos que as nossas informações sensíveis fossem acessíveis a indivíduos não autorizados. Assim, a segurança dos dados deve ser uma prioridade constante. Para garantir a segurança dos dados, encripte os dados sensíveis tanto em repouso como em trânsito, para os manter ilegíveis sem as chaves adequadas. Utilize controlos de acesso robustos, incluindo autenticação multifactorial (MFA), para restringir o acesso apenas a utilizadores autorizados. Audite e monitorize regularmente o acesso ao sistema para detectar tentativas não autorizadas ou vulnerabilidades. Finalmente, cumpra as leis de protecção de dados relevantes, como o RGPD, para garantir a privacidade e cumprir os requisitos regulamentares. - Planeamento para Tratamento de Erros e Monitorização
Iremos aprofundar este tema mais à frente, mas é importante antecipar que erros podem ocorrer logo desde a fase de planeamento. Por isso, estabelecer uma estratégia sólida de tratamento e monitorização de erros é essencial para identificar e corrigir problemas rapidamente durante a integração. - Estabelecer uma Estratégia de Testes e Validação
Os testes são frequentemente negligenciados, mas são essenciais para garantir a qualidade da integração e a precisão dos dados. Realizar testes de ponta a ponta e validar a precisão dos dados em cada fase da integração é crucial para manter a consistência e evitar a duplicação de dados.
Agora que compreendemos melhor o que deve ser feito antes de iniciar o processo de integração, iremos examinar o que é necessário durante o processo de integração em si. Esta secção está intimamente relacionada com a anterior, mas focar-nos-emos mais nos aspectos práticos e técnicos a aplicar durante o desenvolvimento.
Melhores Práticas para Integrar com o Salesforce
- Construir um Fluxo de Integração de Dados Estruturado
O mapeamento de dados é uma parte vital da integração. Sem um mapeamento preciso, os dados não serão exactos, o que pode levar à perda de confiança do cliente no CRM. Para evitar isso, é útil criar um dicionário de dados que defina cada campo e o seu equivalente no Salesforce, evitando confusão durante o mapeamento.
A Kompetenza tem uma aplicação própria desenvolvida especificamente para facilitar o processo de integração, sendo uma das suas funcionalidades o mapeamento de dados. Através de um interface intuitivo, o cliente pode mapear os campos do sistema externo para os campos existentes no Salesforce, simplificando o processo de integração. Se quiser saber mais sobre esta solução, não hesite em contactar-nos. - Usar APIs de Forma Eficiente
Escolher a API certa para a integração é muito importante. Essa escolha, muitas vezes baseada na nossa experiência, vai depender do sistema externo ao qual nos queremos conectar. Se for um sistema mais antigo, a SOAP API pode ser a melhor opção; mas para sistemas mais modernos, a REST API pode ser mais adequada. A escolha vai sempre depender em última análise dos requisitos da integração e das características do sistema externo. É essencial monitorizar os limites da plataforma e controlar a frequência das chamadas à API durante a integração. Se for necessário fazer várias chamadas à API ou processar grandes volumes de dados, é aconselhável usar Batches para evitar sobrecarregar a plataforma. - Foco na Transferência Segura de Dados e Conformidade
Segurança! Garantir que os dados são transferidos de forma segura é crucial, sendo recomendável a utilização de OAuth 2.0 para gestão de acessos através de tokens. Este é um método seguro e amplamente adoptado pelas empresas para gerir o acesso aos recursos de uma aplicação.
Para manter a segurança, pode ser necessário encriptar e mascarar os dados, garantindo que apenas indivíduos autorizados tenham acesso. Certamente, ninguém gostaria que o seu número de cartão de crédito, palavras-passe ou outras informações sensíveis fossem acessíveis a pessoas não autorizadas ou, pior ainda, a indivíduos mal-intencionados. Por isso, a segurança dos dados é uma prioridade, especialmente tendo em conta as leis de protecção de dados.
Existem erros graves de segurança que qualquer profissional deve evitar, como armazenar palavras-passe em texto simples, permitir que estas sejam transmitidas livremente em JavaScript ou enviá-las por e-mail em texto não encriptado. Na verdade, todos nós, independentemente do nosso nível de experiência, temos muito a aprender sobre segurança da informação, pelo que a aprendizagem contínua é essencial e a precaução sempre necessária.
No que diz respeito à segurança, ter um modelo sólido de partilha de dados no Salesforce é fundamental para garantir que apenas indivíduos autorizados tenham acesso a determinados registos. - Implementação de um Mecanismo Abrangente de Gestão e Registo de Erros
Os erros são inevitáveis, mas podem ser minimizados com a abordagem certa. É importante registar qualquer erro que possa ocorrer durante a integração, documentando informações relevantes para identificar os tipos de erro, o momento em que ocorreram, as suas causas e quaisquer registos afectados. Estas informações são vitais para a depuração.
Uma abordagem útil para a gestão de erros é a implementação de uma lógica de repetição (retry logic) para erros que possam ser resolvidos com uma nova tentativa (como problemas de conectividade). Esta estratégia reduz a necessidade de intervenção manual na resolução de problemas. - Manutenção de uma Estratégia de Testes Robusta
É crucial testar vários cenários e, idealmente, realizar testes com grandes volumes de dados para avaliar o comportamento da integração. Testar com 10 ou 20 registos é diferente de testar com mais de 10.000 registos; a escalabilidade é essencial, e dados em massa são necessários para testar de forma eficaz.
É igualmente importante que o utilizador final tenha a oportunidade de testar as integrações, uma vez que será ele a utilizar o sistema diariamente. Desta forma, os utilizadores finais podem verificar se a integração cumpre os requisitos estabelecidos.
Conclusão
Em resumo, integrar sistemas como o Salesforce com outras plataformas exige um planeamento cuidadoso e uma execução estruturada para garantir um fluxo de dados preciso e seguro. Desde a escolha das APIs adequadas até à implementação de práticas de segurança e monitorização de erros, cada etapa é essencial para construir uma integração fiável e escalável. Através de testes rigorosos e validação por parte dos utilizadores finais, garantimos que a integração respondes às necessidades organizacionais e apoia o crescimento do negócio. No final, a atenção ao detalhe é fundamental para uma integração bem-sucedida que assegure a fiabilidade dos dados.
