Vivimos en un mundo digital donde los sistemas resuelven problemas a diferentes escalas. Los sistemas necesitan comunicarse entre sí para compartir información esencial entre plataformas. Sin embargo, sabemos que diferentes sistemas se desarrollan utilizando varios lenguajes y arquitecturas, lo que frecuentemente resulta en incompatibilidades. Esto plantea la pregunta: ¿cómo pueden diferentes sistemas comunicarse entre sí? ¿Y cuáles son las mejores prácticas a considerar?
En este artículo, abordaremos estas cuestiones y otros aspectos relacionados con la integración de sistemas. Nos centraremos principalmente en Salesforce, una plataforma ampliamente utilizada en el mundo empresarial. Sin embargo, si trabaja con otro tipo de sistema y desea aprender más sobre integraciones, siga leyendo: encontrará consejos valiosos que pueden aplicarse a diversos sistemas y contextos.
Comprender las Integraciones con Salesforce
En esencia, las integraciones con Salesforce consisten en conectar Salesforce con otras aplicaciones, bases de datos y sistemas dentro de una organización. Uno de los principales motivos para estas integraciones es facilitar el flujo de datos entre Salesforce y otros sistemas, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente.
La mayoría de las empresas tiene múltiples sistemas con finalidades distintas. Por ejemplo, una empresa puede tener un sistema específico para facturación, otro para Recursos Humanos, otro para Contabilidad, y así sucesivamente. Para centralizar todos estos datos en un CRM como Salesforce, es necesaria una integración para consolidar la información proveniente de varios sistemas.
Dado este escenario, existen varias aproximaciones comunes para la integración:
- Integración Basada en APIs: Esta aproximación utiliza APIs bien conocidas en los procesos de integración, como REST API, SOAP API o Bulk API. La elección de la API depende del sistema al que nos estamos conectando, los requisitos de seguridad y el volumen de datos.
- Integración Basada en Middleware: Varias plataformas de integración, ampliamente utilizadas a nivel empresarial, facilitan integraciones complejas y proporcionan una arquitectura robusta que asegura la escalabilidad de los sistemas y procesos. Algunas de estas plataformas incluyen MuleSoft, Boomi y Zapier, que actúan como intermediarios en la integración de Salesforce con otros sistemas.
Hasta ahora, hemos analizado la importancia de las integraciones y algunas de las aproximaciones utilizadas en este proceso. A continuación, examinaremos los puntos clave a considerar antes de iniciar un proceso de integración.
Puntos Clave a Considerar Antes de Iniciar el Proceso de Integración
Antes de iniciar la integración, es esencial planificar y evaluar los factores que impactarán en su éxito. Esta fase de planificación es delicada, ya que cualquier error puede comprometer desarrollos futuros. Por lo tanto, es crucial prestar atención a cada detalle.
Sabemos que puede ser desafiante considerar todos los puntos que impactarán el proceso de integración: los requisitos cambian, las empresas evolucionan, y todo esto puede afectar significativamente las integraciones a largo plazo. Así, es fundamental establecer un plan escalable que permita la adición de nuevas funcionalidades con el tiempo.
Algunos puntos clave a considerar durante la fase de planificación:
- Definir Objetivos y Alcance
Definir claramente los objetivos de la integración es crucial. Cuestiones a considerar: ¿Queremos optimizar procesos? ¿Mejorar la consistencia de los datos o presentar información en tiempo real? En cuanto al alcance: ¿Qué sistema se integrará con Salesforce? ¿Cómo será el flujo de datos? ¿Qué procesos queremos automatizar? - Comprender las Fuentes de Datos y los Requisitos
Comprender de dónde provienen los datos que alimentan Salesforce es fundamental para planificar la integración. Los datos pueden provenir de una base de datos externa, una aplicación de terceros o un sistema legacy. Otro punto importante es comprender la estructura y los tipos de datos que el otro sistema proporcionará. Estos pueden incluir detalles de cliente, transacción o producto. Comprender estas características ayuda enormemente en el mapeo preciso de los datos. En cuanto al mapeo de datos, puede ser necesario crear objetos personalizados o aprovechar los objetos estándar que Salesforce proporciona para un mapeo correcto. Nuevamente: ES CRUCIAL COMPRENDER COMPLETAMENTE LOS DATOS INVOLUCRADOS Y LAS REGLAS DE NEGOCIO PARA GARANTIZAR UN MAPEADO PRECISO. Cualquier error en el mapeo puede comprometer seriamente la integración. - Necesidad de Cumplimiento y Seguridad
La integración involucra el manejo de datos, los cuales son frecuentemente sensibles. Por lo tanto, es esencial considerar la privacidad de los datos, especialmente cuando se trata de información de clientes, finanzas o salud. Sin duda, no querríamos que nuestra información sensible fuera accesible a personas no autorizadas. Así, la seguridad de los datos debe ser una prioridad constante. Para garantizar la seguridad de los datos, encripte los datos sensibles tanto en reposo como en tránsito, para mantenerlos ilegibles sin las claves adecuadas. Utilice controles de acceso robustos, incluyendo autenticación multifactorial (MFA), para restringir el acceso solo a usuarios autorizados. Audite y monitoree regularmente el acceso al sistema para detectar intentos no autorizados o vulnerabilidades. Finalmente, cumpla con las leyes de protección de datos relevantes, como el RGPD, para garantizar la privacidad y cumplir con los requisitos regulatorios. - Planificación para Manejo de Errores y Monitoreo
Profundizaremos en este tema más adelante, pero es importante anticipar que los errores pueden ocurrir desde la fase de planificación. Por lo tanto, establecer una estrategia sólida de manejo y monitoreo de errores es esencial para identificar y corregir problemas rápidamente durante la integración. - Establecer una Estrategia de Pruebas y Validación
Las pruebas suelen ser desestimadas, pero son esenciales para garantizar la calidad de la integración y la precisión de los datos. Realizar pruebas de extremo a extremo y validar la precisión de los datos en cada fase de la integración es crucial para mantener la consistencia y evitar la duplicación de datos.
Ahora que entendemos mejor lo que se debe hacer antes de iniciar el proceso de integración, examinaremos lo que es necesario durante el proceso de integración en sí. Esta sección está estrechamente relacionada con la anterior, pero nos centraremos más en los aspectos prácticos y técnicos a aplicar durante el desarrollo.
Mejores Prácticas para Integrar con Salesforce
- Construir un Flujo de Integración de Datos Estructurado
El mapeo de datos es una parte vital de la integración. Sin un mapeo preciso, los datos no serán exactos, lo que puede llevar a la pérdida de confianza del cliente en el CRM. Para evitar esto, es útil crear un diccionario de datos que defina cada campo y su equivalente en Salesforce, evitando confusión durante el mapeo.
Kompetenza tiene una aplicación propia desarrollada específicamente para facilitar el proceso de integración, siendo una de sus funcionalidades el mapeo de datos. A través de una interfaz intuitiva, el cliente puede mapear los campos del sistema externo a los campos existentes en Salesforce, simplificando el proceso de integración. Si desea saber más sobre esta solución, no dude en contactarnos. - Usar APIs de Forma Eficiente
Elegir la API correcta para la integración es muy importante. Esta elección, muchas veces basada en nuestra experiencia, dependerá del sistema externo con el que deseamos conectarnos. Si es un sistema más antiguo, la SOAP API puede ser la mejor opción; pero para sistemas más modernos, la REST API puede ser más adecuada. La elección dependerá, en última instancia, de los requisitos de la integración y las características del sistema externo. Es esencial monitorear los límites de la plataforma y controlar la frecuencia de las llamadas a la API durante la integración. Si es necesario realizar varias llamadas a la API o procesar grandes volúmenes de datos, es recomendable usar Batches para evitar sobrecargar la plataforma. - Foco en la Transferencia Segura de Datos y Cumplimiento
¡Seguridad! Asegurar que los datos se transfieran de manera segura es crucial, siendo recomendable el uso de OAuth 2.0 para la gestión de accesos a través de tokens. Este es un método seguro y ampliamente adoptado por las empresas para gestionar el acceso a los recursos de una aplicación.
Para mantener la seguridad, puede ser necesario encriptar y enmascarar los datos, asegurando que solo personas autorizadas tengan acceso. Sin duda, nadie querría que su número de tarjeta de crédito, contraseñas u otra información sensible fuera accesible a personas no autorizadas o, peor aún, a individuos malintencionados. Por lo tanto, la seguridad de los datos es una prioridad, especialmente teniendo en cuenta las leyes de protección de datos.
Existen errores graves de seguridad que cualquier profesional debe evitar, como almacenar contraseñas en texto claro, permitir que estas se transmitan libremente en JavaScript o enviarlas por correo electrónico en texto no encriptado. En realidad, todos nosotros, independientemente de nuestro nivel de experiencia, tenemos mucho que aprender sobre seguridad de la información, por lo que el aprendizaje continuo es esencial y la precaución siempre necesaria.
Respecto a la seguridad, tener un modelo sólido de compartición de datos en Salesforce es fundamental para asegurar que solo individuos autorizados tengan acceso a ciertos registros. - Implementación de un Mecanismo Integral de Gestión y Registro de Errores
Los errores son inevitables, pero pueden ser minimizados con el enfoque adecuado. Es importante registrar cualquier error que ocurra durante la integración, documentando información relevante para identificar los tipos de error, cuándo ocurrieron, sus causas y qué registros fueron afectados. Esta información es vital para la depuración.
Una estrategia útil para la gestión de errores es implementar una lógica de repetición (retry logic) para errores que puedan resolverse con un nuevo intento (como problemas de conectividad). Esta estrategia reduce la necesidad de intervención manual en la resolución de problemas. - Mantenimiento de una Estrategia de Pruebas Robusta
Es crucial probar varios escenarios y, idealmente, realizar pruebas con grandes volúmenes de datos para evaluar el comportamiento de la integración. Probar con 10 o 20 registros es diferente que probar con más de 10,000 registros; la escalabilidad es esencial y los datos masivos son necesarios para probar de manera efectiva.
También es importante que el usuario final tenga la oportunidad de probar las integraciones, ya que será él quien utilice el sistema a diario. De esta manera, los usuarios finales pueden verificar si la integración cumple con los requisitos establecidos.
Conclusión
En resumen, integrar sistemas como Salesforce con otras plataformas requiere una planificación cuidadosa y una ejecución estructurada para garantizar un flujo de datos preciso y seguro. Desde la elección de las APIs adecuadas hasta la implementación de prácticas de seguridad y monitoreo de errores, cada etapa es esencial para construir una integración confiable y escalable. A través de pruebas rigurosas y validación por parte de los usuarios finales, aseguramos que la integración responda a las necesidades organizacionales y apoye el crecimiento del negocio. Al final, la atención al detalle es fundamental para una integración exitosa que asegure la fiabilidad de los datos.
